Разметка шаблона документа
В этой инструкции описаны три варианта разметки шаблона документа:
- Разметка простого шаблона - описанные здесь действия понадобятся при составлении любого шаблона.
- Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников - шаблон, в котором разместятся ранее сохраненные данные о собственниках
- Разметка шаблона с информацией о дефектах - разметка шаблона, в который смогут подставиться данные всех дефектов по помещению.
- Добавление таблиц в шаблон - добавление таблицы, в которой заранее не известно количество строк. Например, таблица с дефектами по помещени
1. Разметка простого шаблона
При разметке шаблона используются переменные, каждая из которых соответствует определенным данным о помещении, договоре, дате подписания документа. В скачанном документе, в соответствии с шаблоном, автоматически разместятся ранее сохранённые данные о помещении, договоре и так далее.
На примере актов по процессу приемки, рассмотрим последовательность действий:
- Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
Для разметки рекомендуем использовать Google Документы. - Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей». На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
- Найдите соответствующие данные на вкладке «Список полей».
❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны. - Нажмите на иконку копирования справа от нужного поля.
Таким образом вы скопировали код поля, который нужно вставить в шаблон.
❗️ Предупреждение: поля, относящиеся к собственнику и дефектам, вставлять нужно другим образом. Об этом читайте в разделах «Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников» и «Разметка шаблона с информацией о дефектах».
✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона
- Вставьте в ваш открытый шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
Код поля нужно расположить там, где должна находиться соответствующая информация.
Например: В акте приема-передачи нужно указать номер помещения по договору. Вы находите поле «Помещение: Номер по договору» и копируете код поля {PropertyNumberContract}. Затем вставляете скопированный код поля в шаблон.
✅ Совет: чтобы быстрее разметить шаблон, для вставки кода поля одновременно нажмите клавиши Ctrl и V на клавиатуре.
- Готово! Вы создали метку. Теперь можете добавить остальные необходимые метки, повторяя шаги 4-6.
2. Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников
В размеченном этим способом шаблоне автоматически разместятся ранее сохраненные данные о собственниках, независимо от их количества.
❕ Примечание:
- Если к сервису "Выдачи ключей" подключена CRM, то данные собственников подтянутся из сделки по соответствующему помещению.
- Если к сервису "Выдачи ключей" не подключена CRM, то подтянутся только ФИО и номера телефонов собственников из полей помещения, которое хранится в Profitbase.
Сокращённая инструкция:
- Вставьте в шаблон следующую заготовку:
[repeat:{Owners}:{, }:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»] - Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.
[repeat:{Owners}:{, }:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»] - Готово! Вы создали универсальный шаблон для любого количества собственников помещения.
Для лучшего понимания разметки смотрите подробную инструкцию.
Подробная инструкция:
-
Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
Для разметки рекомендуем использовать Google Документы. - Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
- Определите в шаблоне данные, которые относятся к собственнику и будут меняться в зависимости от помещения.
Например: В акте приема-передачи нужно указать ФИО собственника. В актах для разных помещений ФИО собственников будут разные.
- Скопируйте и вставьте в шаблон следующую строку:
[repeat:{Owners}:{,}: ____ ]
Это специальная метка для подстановки в шаблон данных любого количества собственников.- В данном случае Owners - это обозначение данных всех собственников.
- Слово repeat означает, что текст, который вы напишите в подчеркнутой пустой области, повторится столько раз, сколько собственников имеет помещение.
- Запятая и пробел внутри фигурных скобок {, } означают, каким знаком каждый собственник будет отделен от другого. Есть возможность поменять значение в фигурных скобках на любое другое или ничего не указывать {}.
Первый вариант:
Второй вариант:
- Найдите необходимые данные собственника на вкладке «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны. - Нажмите на иконку копирования справа от нужного поля.
Таким образом вы скопировали код поля, который нужно вставить в шаблон.
✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона.
- Вставьте в шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
Код поля нужно расположить вместо подчеркнутой пустой области в строке [repeat:{Owners}:{, }: ____ ], добавленной на шаге 4.
Например: вам нужно вставить в шаблон ФИО всех собственников помещения. Копируем код поля {Owners.FullName} и вставляем в шаблон следующим образом [repeat:{Owners}:{, }: {Owners.FullName} ].
В готовом скачанном документе это отобразится как «Иванов Иван Иванович, Иванова Мария Петровна».
- Добавьте в шаблон все необходимые коды полей собственников, повторяя шаги 5-7.
Либо чтобы быстрее разметить шаблон, можете скопировать следующую заготовку для паспортных данных собственника:
[repeat:{Owners}:{,}:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]
Если нужно, чтобы информация о каждом собственнике была с новой строки, то скопируйте следующую заготовку:
[repeat:{Owners}:{,}:
гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]
Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.
[repeat:{Owners}:{,}:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]
⚠️ Коды полей, относящиеся к собственникам, можно вставлять только в конструкцию [repeat:{Owners}:{,}: ____ ]. Если вставить коды полей собственников в документ без этой конструкции, то данные о собственниках не подставятся в документ. - Готово! Вы создали универсальный шаблон для любого количества собственников помещения.
3. Разметка шаблона с информацией о дефектах
Сокращённая инструкция:
1. Если в документе нужно только описание всех дефектов, то вставьте в шаблон следующую заготовку:
[repeat:{Defects}:{}:
- {Defects.Title}]
2. Если в документе нужно описание дефектов, типы дефектов, даты устранения, то вставьте в шаблон следующую заготовку:
[repeat:{Defects}:{}:- {Defects.Title}, тип дефекта - {Defects.Type}, плановая дата устранения {Defects.CorrectionDate}]
3. Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.
[repeat:{Defects}:{}:
- {Defects.Title}, тип дефекта - {Defects.Type}, плановая дата устранения {Defects.CorrectionDate}]
4. Готово! Вы создали шаблон с информацией о дефектах по помещению.
Если вы хотите написать метку, не используя предложенных заготовок, смотрите подробную инструкцию.
Подробная инструкция:
- Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
Для разметки рекомендуем использовать Google Документы. -
Скопируйте отсюда и вставьте в шаблон следующую строку:
[repeat:{Defects}:{;}: ____ ]
Это специальная метка для подстановки в шаблон данных любого количества дефектов.
- В данном случае Defects - это обозначение данных всех дефектов по помещению.
- Слово repeat означает, что текст, который вы напишите в подчеркнутой пустой области, повторится столько раз, сколько дефектов будет зафиксировано по помещению.
- Точка с запятой внутри фигурных скобок {;} означает, каким знаком каждый дефект будет отделен от другого. Есть возможность поменять значение в фигурных скобках на любое другое или ничего не указывать {}.
- Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны.
-
Нажмите на иконку копирования справа от поля, которое хотите добавить в шаблон. Таким образом вы скопировали код поля.✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона.
- Вставьте в шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
Код поля нужно расположить вместо подчеркнутой пустой области в строке [repeat:{Defects}:{;}: ____ ], добавленной на шаге 2.
Например: если в документе нужно только описание всех дефектов, то вставьте в шаблон следующую заготовку:
[repeat:{Defects}:{}:
- {Defects.Title}]
6. Добавьте в шаблон все необходимые коды полей дефектов, повторяя шаги 4, 5.
⚠️ Обратите внимание, коды полей, относящиеся к дефектам, можно вставлять только в конструкцию [repeat:{Defects}:{;}: ____ ]. Если вставить коды полей дефектов в документ без этой конструкции, то данные по дефектам не подставятся в документ.
7. Готово! Вы создали шаблон с информацией о дефектах по помещению.
4. Добавление таблиц в шаблон
Данная инструкция рассказывает, как добавить в шаблон таблицу, в которой на момент составления шаблона неизвестно количество строк. Например, вам заранее неизвестно, сколько дефектов будет найдено по помещению или сколько собственников будет у помещения.
Эта инструкция не относится к таблицам, в которых всегда одинаковое количество строк. Такие таблицы вы можете добавить в шаблон стандартным способом с помощью любого редактора документов формата .docx.
На примере таблицы с дефектами по помещению, рассмотрим последовательность действий:
- Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
Для разметки рекомендуем использовать Google Документы. - Скопируйте отсюда и вставьте в шаблон следующую строку:
[table:{Defects}:Дефект:”{Defects.Title}”;Тип дефекта:”{Defects.Type}”]
Это специальная метка для подстановки в шаблон таблицы, в которой заранее неизвестно количество строк.- Слово table - это специальная метка для разметки таблицы.
- В данном случае Defects - это обозначение данных всех дефектов по помещению.
❕ Есть возможность указать обозначение данных собственников Owners вместо Defects при необходимости составления таблицы про собственников помещения. - Дефект и Тип дефекта - это названия столбцов таблицы.
❕ Есть возможность указать любое название и количество столбцов, при условии, что столбцы уместятся на странице документа. - {Defects.Title} и {Defects.Type} - это данные по дефектам (описание и тип дефекта), которые разместятся в сгенерированном документе.
⚠️ Коды полей обязательно должны быть заключены в кавычки, точно так же как показано в примере.
❕ Есть возможность вставить любые другие коды полей, относящиеся к дефектам. И есть возможность вставить любые коды полей, относящиеся к собственникам, если в пункте 2.2 вы указали Owners.
Про то, как вставить код поля, читайте в инструкции «Разметка простого шаблона» выше на этой же странице. - Обязательно должно быть двоеточие между названием столбца и данными в столбце - Дефект:”{Defects.Title}”.
- Точка с запятой предназначена для разделения информации о столбцах таблицы.
- Готово! Вы вставили в шаблон таблицу с информацией о дефектах по помещению.
Пример таблицы, которая генерируется по шаблону, показан на скриншоте ниже.