Разметка шаблона документа

В этой инструкции описаны три варианта разметки шаблона документа:

1. Разметка простого шаблона - описанные здесь действия понадобятся при составлении любого шаблона.
2. Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников - шаблон, в котором разместятся ранее сохраненные данные о собственниках
3. Разметка шаблона с информацией о дефектах - разметка шаблона, в который смогут подставиться данные всех дефектов по помещению.
4. Добавление таблиц в шаблон - добавление таблицы, в которой заранее не известно количество строк. Например, таблица с дефектами по помещени

1. Разметка простого шаблона

При разметке шаблона используются переменные, каждая из которых соответствует определенным данным о помещении, договоре, дате подписания документа. В скачанном документе, в соответствии с шаблоном, автоматически разместятся ранее сохранённые данные о помещении, договоре и так далее.

На примере актов по процессу приемки, рассмотрим последовательность действий:

1. Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
   
   ❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
   Для разметки рекомендуем использовать Google Документы.
   
   
   
   
2. Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей». На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
   
   
   
   
3. Найдите соответствующие данные на вкладке «Список полей».
   
   ❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
   Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны.


4. Нажмите на иконку копирования справа от нужного поля.
   Таким образом вы скопировали код поля, который нужно вставить в шаблон.
   
   ❗️ Предупреждение: поля, относящиеся к собственнику и дефектам, вставлять нужно другим образом. Об этом читайте в разделах «Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников» и «Разметка шаблона с информацией о дефектах».
   
   ✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона
   
   
   
   
5. Вставьте в ваш открытый шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
   Код поля нужно расположить там, где должна находиться соответствующая информация.
   
   Например: В акте приема-передачи нужно указать номер помещения по договору. Вы находите поле «Помещение: Номер по договору» и копируете код поля {PropertyNumberContract}. Затем вставляете скопированный код поля в шаблон.
   
   ✅ Совет: чтобы быстрее разметить шаблон, для вставки кода поля одновременно нажмите клавиши Ctrl и V на клавиатуре.
   
6. Готово! Вы создали метку. Теперь можете добавить остальные необходимые метки, повторяя шаги 4-6.

2. Разметка шаблона, если у помещения несколько собственников

В размеченном этим способом шаблоне автоматически разместятся ранее сохраненные данные о собственниках, независимо от их количества.

❕ Примечание:

• Если к сервису "Выдачи ключей" подключена CRM, то данные собственников подтянутся из сделки по соответствующему помещению.
• Если к сервису "Выдачи ключей" не подключена CRM, то подтянутся только ФИО и номера телефонов собственников из полей помещения, которое хранится в Profitbase.

Сокращённая инструкция:

1. Вставьте в шаблон следующую заготовку:
   
   [repeat:{Owners}:{, }:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]


2. Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
   Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
   Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.
   
   [repeat:{Owners}:{, }:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]


3. Готово! Вы создали универсальный шаблон для любого количества собственников помещения.
   Для лучшего понимания разметки смотрите подробную инструкцию.

Подробная инструкция:

1. Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
   
   ❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
   Для разметки рекомендуем использовать Google Документы.
   
   
   
2. Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
   На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
   
   
3. Определите в шаблоне данные, которые относятся к собственнику и будут меняться в зависимости от помещения.
   
   Например: В акте приема-передачи нужно указать ФИО собственника. В актах для разных помещений ФИО собственников будут разные.
   
   
4. Скопируйте и вставьте в шаблон следующую строку:
   
   [repeat:{Owners}:{,}: ____ ]
   
   Это специальная метка для подстановки в шаблон данных любого количества собственников.
   • В данном случае Owners - это обозначение данных всех собственников.
   • Слово repeat означает, что текст, который вы напишите в подчеркнутой пустой области, повторится столько раз, сколько собственников имеет помещение.
   • Запятая и пробел внутри фигурных скобок {, } означают, каким знаком каждый собственник будет отделен от другого. Есть возможность поменять значение в фигурных скобках на любое другое или ничего не указывать {}.
     
     Первый вариант:
     
     
     Второй вариант:
     
5. Найдите необходимые данные собственника на вкладке «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
   
   ❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
   Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны.
   


6. Нажмите на иконку копирования справа от нужного поля.
   Таким образом вы скопировали код поля, который нужно вставить в шаблон.
   
   ✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона.
   
   
7. Вставьте в шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
   Код поля нужно расположить вместо подчеркнутой пустой области в строке [repeat:{Owners}:{, }: ____ ], добавленной на шаге 4.
   
   Например: вам нужно вставить в шаблон ФИО всех собственников помещения. Копируем код поля {Owners.FullName} и вставляем в шаблон следующим образом [repeat:{Owners}:{, }: {Owners.FullName} ].
   В готовом скачанном документе это отобразится как «Иванов Иван Иванович, Иванова Мария Петровна».
   
   
   
   
8. Добавьте в шаблон все необходимые коды полей собственников, повторяя шаги 5-7.
   
   Либо чтобы быстрее разметить шаблон, можете скопировать следующую заготовку для паспортных данных собственника:
   
   [repeat:{Owners}:{,}:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]
   
   Если нужно, чтобы информация о каждом собственнике была с новой строки, то скопируйте следующую заготовку:
   
   [repeat:{Owners}:{,}:
   гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]
   
   Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
   Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
   Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.
   
   [repeat:{Owners}:{,}:гр. {Owners.FullName}, дата рождения {Owners.BirthDate}, место рождения {Owners.BirthPlace}, пол {Owners.Sex}, паспорт серии {Owners.PassportSeries} № {Owners.PassportNumber}, выдан {Owners.PassportIssued}, дата выдачи {Owners.PassportIssueDate}, код подразделения {Owners.PassportIssueCode}, зарегистрирован по адресу: {Owners.RegistrationAddress}, именуемый в дальнейшем «Участник»]⚠️ Коды полей, относящиеся к собственникам, можно вставлять только в конструкцию [repeat:{Owners}:{,}: ____ ]. Если вставить коды полей собственников в документ без этой конструкции, то данные о собственниках не подставятся в документ.
   
   
9. Готово! Вы создали универсальный шаблон для любого количества собственников помещения.

3. Разметка шаблона с информацией о дефектах

Сокращённая инструкция:

1. Если в документе нужно только описание всех дефектов, то вставьте в шаблон следующую заготовку:

[repeat:{Defects}:{}:

• {Defects.Title}]

2. Если в документе нужно описание дефектов, типы дефектов, даты устранения, то вставьте в шаблон следующую заготовку:

[repeat:{Defects}:{}:

• {Defects.Title}, тип дефекта - {Defects.Type}, плановая дата устранения {Defects.CorrectionDate}]

3. Удалите при необходимости ненужные коды полей, которые располагаются в фигурных скобках в подчеркнутой области.
Поменяйте при необходимости коды полей местами в пределах подчеркнутой области.
Измените при необходимости текст, расположенный вне фигурных скобок в подчеркнутой области и не являющийся переменной.

[repeat:{Defects}:{}:

• {Defects.Title}, тип дефекта - {Defects.Type}, плановая дата устранения {Defects.CorrectionDate}]

4. Готово! Вы создали шаблон с информацией о дефектах по помещению.
Если вы хотите написать метку, не используя предложенных заготовок, смотрите подробную инструкцию.

Подробная инструкция:

1. Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
   
   ❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
   Для разметки рекомендуем использовать Google Документы.
   
   
   
2. Скопируйте отсюда и вставьте в шаблон следующую строку:
   
   
   [repeat:{Defects}:{;}: ____ ]
   
   
   Это специальная метка для подстановки в шаблон данных любого количества дефектов.
   
   • В данном случае Defects - это обозначение данных всех дефектов по помещению.
   • Слово repeat означает, что текст, который вы напишите в подчеркнутой пустой области, повторится столько раз, сколько дефектов будет зафиксировано по помещению.
   • Точка с запятой внутри фигурных скобок {;} означает, каким знаком каждый дефект будет отделен от другого. Есть возможность поменять значение в фигурных скобках на любое другое или ничего не указывать {}.
   
   
3. Откройте вкладку «Список полей» в разделе «Документы» приложения «Выдача ключей».
   На этой странице перечислены все данные, которые могут автоматически подставляться в документ при скачивании.
   
   ❕ Что делать, если нужных мне данных нет?
   Ответ: обратитесь в тех. поддержку Profitbase. Расскажите, каких переменных вам не хватает для составления шаблона и для шаблона какого документа эти переменные нужны.
   
   
4. Нажмите на иконку копирования справа от поля, которое хотите добавить в шаблон. Таким образом вы скопировали код поля.
   ✅ Совет: используйте кнопку копирования, а не самостоятельно копируйте код поля. Таким образом вы можете избежать ошибок при разметке шаблона.
   
   
   
   
   
5. Вставьте в шаблон код поля, который скопировали на предыдущем шаге.
   Код поля нужно расположить вместо подчеркнутой пустой области в строке [repeat:{Defects}:{;}: ____ ], добавленной на шаге 2.
   
   Например: если в документе нужно только описание всех дефектов, то вставьте в шаблон следующую заготовку:

[repeat:{Defects}:{}:

• {Defects.Title}]

6. Добавьте в шаблон все необходимые коды полей дефектов, повторяя шаги 4, 5.

⚠️ Обратите внимание, коды полей, относящиеся к дефектам, можно вставлять только в конструкцию [repeat:{Defects}:{;}: ____ ]. Если вставить коды полей дефектов в документ без этой конструкции, то данные по дефектам не подставятся в документ.

7. Готово! Вы создали шаблон с информацией о дефектах по помещению.

4. Добавление таблиц в шаблон

Данная инструкция рассказывает, как добавить в шаблон таблицу, в которой на момент составления шаблона неизвестно количество строк. Например, вам заранее неизвестно, сколько дефектов будет найдено по помещению или сколько собственников будет у помещения.

Эта инструкция не относится к таблицам, в которых всегда одинаковое количество строк. Такие таблицы вы можете добавить в шаблон стандартным способом с помощью любого редактора документов формата .docx.

На примере таблицы с дефектами по помещению, рассмотрим последовательность действий:

1. Откройте на вашем устройстве документ, который вы выбрали в качестве шаблона.
   
   ❗️ Предупреждение: документ должен быть в формате .docx. Можно разметить документ в любом формате, но итоговый документ необходимо загрузить в Profitbase в формате .docx.
   Для разметки рекомендуем использовать Google Документы.
   
   
   
2. Скопируйте отсюда и вставьте в шаблон следующую строку:
   
   [table:{Defects}:Дефект:”{Defects.Title}”;Тип дефекта:”{Defects.Type}”]
   
   Это специальная метка для подстановки в шаблон таблицы, в которой заранее неизвестно количество строк.
   
   
   • Слово table - это специальная метка для разметки таблицы.
   
   
   • В данном случае Defects - это обозначение данных всех дефектов по помещению.
     ❕ Есть возможность указать обозначение данных собственников Owners вместо Defects при необходимости составления таблицы про собственников помещения.
     
     
   • Дефект и Тип дефекта - это названия столбцов таблицы.
     ❕ Есть возможность указать любое название и количество столбцов, при условии, что столбцы уместятся на странице документа.
   
   
   • {Defects.Title} и {Defects.Type} - это данные по дефектам (описание и тип дефекта), которые разместятся в сгенерированном документе.
     ⚠️ Коды полей обязательно должны быть заключены в кавычки, точно так же как показано в примере.
     ❕ Есть возможность вставить любые другие коды полей, относящиеся к дефектам. И есть возможность вставить любые коды полей, относящиеся к собственникам, если в пункте 2.2 вы указали Owners.
     Про то, как вставить код поля, читайте в инструкции «Разметка простого шаблона» выше на этой же странице.
     
     
   • Обязательно должно быть двоеточие между названием столбца и данными в столбце - Дефект:”{Defects.Title}”.
   
   
   • Точка с запятой предназначена для разделения информации о столбцах таблицы.
     
3. Готово! Вы вставили в шаблон таблицу с информацией о дефектах по помещению.
   Пример таблицы, которая генерируется по шаблону, показан на скриншоте ниже.